Vastaajana yritys - tiedon antajana ihminen

Tavoitteena pienempi vastausrasite

Yritystiedonkeruulomakkeiden testaaminen on tarpeellista monesta syystä. Sen tarkoituksena on vähentää sanamuodoiltaan huonosti suunniteltujen kysymysten aiheuttamaa mittausvirhettä sekä vähentää ohjeiden, määritelmien ja lomakkeen ulkoasun huonosta suunnittelusta johtuvaa vastausrasitusta. Testauksen myötä paremmalla lomakesuunnittelulla voidaan myös vaikuttaa myönteisesti saatuihin vastausosuuksiin ja vähentää tarkistusyhteydenottojen määrää. Surveyn tilaajan kannalta tärkeää on se, että testaus parantaa aineiston laatua ja auttaa varsinaisten tulosten tulkinnassa. (Stettler - Featherston 2007.)

Testauksen tekijän tavoitteena on selvittää, kuinka vastaajat toteuttavat heille annettuja tehtäviä ja kuinka he ymmärtävät kysymykset ja vastausvaihtoehdot annetuilla tiedonkeruusovelluksilla. Tavoitteena on myös selvittää, ymmärtävätkö vastaajat kysymykset tiedonkerääjän tarkoittamalla tavalla ja yhtenäisesti. Lisäksi yrityslomakkeiden testauksen tärkeänä tavoitteena on selvittää, kuinka vastaajat käyttävät erilaisia tietojärjestelmiä ja muita rekistereitä. Ja kun testauksessa on tunnistettu ongelmia, myös niiden ratkaisuja on tärkeä testata. (Stettler - Featherston 2007.)

Testaaminen yrityksissä tärkeää

Willimack ym. (2004) havaitsivat, että tiedonkeruuorganisaatiot käyttävät fokusryhmähaastatteluja melko vähän yrityslomakkeiden testauksessa. Syynä on se, että tutkimushenkilöitä on ollut vaikea saada osallistumaan haastattelutilanteisiin sekä se, että arkaluontoiseksi koettua tietoa ei haluta saattaa kilpailijoiden tietoon.

Kognitiivisia haastatteluja on tehty enemmän, ja niitä on käytetty erityisesti uuden lomakkeen suunnittelussa ja lomaketta uusittaessa. Perinteiset kognitiiviset haastattelut on myös sovitettu yritysten ympäristöön soveltuviksi. On esimerkiksi hyödynnetty hypoteettisia uteluja: Haastattelutilanteessa vastaajan ei tarvitse lähteä noutamaan tietoa rekistereistä. Vastaajalle annetaan mahdollisuus kertoa, mitä vaiheita tähän tiedonhankkimiseen kuuluu, ja keitä yrityksessä tarvitaan pyydettyjen lukujen tuottamiseksi kyselylomakkeelle. (Willimack ym. 2004.)

Dillmannin (2007) mukaan tärkeä, mutta usein laiminlyöty periaate on testaaminen paikan päällä yrityksissä. Hänen mukaansa yrityksissä tehtävillä kognitiivisilla haastatteluilla voidaan helpottaa lomakkeen räätälöintiä vastaajaystävälliseksi. Kognitiivisilla haastatteluilla kyetään selvittämään esimerkiksi se, onko kysytty tieto taltioitu yrityksessä samalla tavalla kuin se esitetään lomakkeella, onko tiedot haettava rekistereistä, pystyykö yksi henkilö vastaamaan lomakkeeseen vai vaatiiko vastaaminen kenties useita täyttäjiä eri puolilta yritystä tai yrityksen ulkopuolelta.

Tämä tieto on olennaista tehokkaan tiedonkeruustrategian suunnittelemisessa, ja tiedon avulla voidaan myös vähentää yksikkökatoa. Haastattelujen määrä vaihtelee muutamasta haastattelusta aina useampaan kymmeneen haastatteluun tutkimuksen tavoitteista ja resursseista riippuen. Testauksessa suositaan useita kierroksia, ja kierrosten välillä tehdään korjauksia. Pitkät yrityslomakkeet kannattaa testata osissa (Willimack ym. 2004).

  1. Monisyinen vastaamisprosessi
  2. Tavoitteena pienempi vastausrasite
  3. Testaaminen yrityksissä tärkeää
  4. Verkkolomakkeiden testaamiseen apua käytettävyystutkimuksesta
  5. Lomakesuunnittelussa on muistettava vastaamisen logiikka
  6. Vastaajat otettava huomioon alusta alkaen

Verkkolomakkeiden testaamiseen apua käytettävyystutkimuksesta

Perinteinen kognitiivinen testaus on painottunut lomakkeen kieleen ja lomakkeen sisältöön. Uutena näkökulmana verkkolomakkeiden testaamiseen ovat tulleet käytettävyystutkimuksen tarjoamat lähestymistavat. ISO-standardin mukaan käytettävyys tarkoittaa mittaria, jolla "mitataan kuinka käyttökelpoinen, tehokas ja miellyttävä tuote on käyttää oikeassa käyttöympäristössään, kun käyttäjinä ovat sen omat käyttäjät" (Sinkkonen ym. 2009b, 20).

Tiedonantajien näkökulmasta käytettävyys tarkoittaa sitä, kuinka hyvin he pystyvät vastaamaan kysymyksiin tiedonkeruulomakkeiden suunnittelijan tarkoittamalla tavalla, kuinka tehokkaasti ja virheettömästi vastaukset kyetään antamaan käytetyllä sovelluksella, ja kuinka miellyttävä itse vastaamisprosessi on. Sovelluksen, joka myös verkkolomake on, käytettävyyteen kuuluu kaksi puolta: Sen tulee sopia tehtävään, tilanteeseen, ympäristöön ja käyttäjälle, jolle sen on tarkoitettu. Lisäksi tulee ottaa huomioon havaintopsykologian avulla saatu tieto ihmisten käyttäytymisestä.

Käytettävyystutkimuksen teoria ja käytänteet antavat suuntaviivat empiirisen testauksen toteuttamiseen, kuten testihaastattelujen lukumäärään testauskierrosta kohti. Käytettävyystutkimuksen yleisenä havaintona pidetään sitä, että viiden käyttäjän testaaminen paljastaa 80 prosenttia testauksen kohteen sisältämistä ongelmista. Teoria myös kohdentaa analyysissä huomion sellaisiin kohtiin, joita nykyisessä kysely-vastaamismallissa ei ole julkilausuttu. Kolme käytettävyyden keskeistä ulottuvuutta - tuloksellisuus, tehokkuus ja koettu tyytyväisyys - ovat asioita, jotka tiedonkeruulomakkeen suunnittelussa tulee myös ottaa huomioon.

Lomakesuunnittelussa on muistettava vastaamisen logiikka

Käytettävyydessä tarkastelun kohteena ovat erityisesti lomakkeen ulkoasuun, visuaaliseen ja graafiseen kieleen sekä toiminnallisuuteen liittyvät seikat. Tiedon laadun näkökulmasta voisi olla houkuttelevaa sisällyttää lomakkeeseen niin monta ponnahdusikkunasta esiin saatavaa määritelmää, laaduntarkistusta ja lisäkyselyä kuin mahdollista, mutta tämä voi johtaa vastaajien turhautumiseen.

Lomakkeen suunnittelijan on tärkeää tunnistaa suunniteltu navigaatiopolku, jonka eteen vastaaja joutuu lomakkeen täyttämisen eri vaiheissa. Vastaajan tulee hallita neljä erilaista tehtävää, jotka haastattelutiedonkeruussa ovat haastattelijan vastuulla: 1) vastaamisen aloittaminen oikein, 2) liikkuminen lomakkeella, 3) ohjeiden ja määritelmien lukeminen ja seuraaminen sekä 4) oikean vastausyksikön (yritys, toimipaikka, sektori, osasto, kotitalouden jäsen) määritteleminen. Virheitä voi syntyä siitä, että vastaaja ei huomaa relevanttia informaatiota, vastaaja huomaa informaation, mutta ei ymmärrä sitä tai vastaaja huomaa informaation, mutta ei perehdy siihen.

Lomakkeissa, jotka ovat yleisin yritystiedonkeruutapa, kysymyksen kannalta kriittiset tiedot ovat usein poissa näkyvistä erillisellä ohje- ja määrittelysivulla eli kaukana siitä, mihin vastaajan huomio kiinnittyy. Vaikka määrittelyt olisivatkin näköetäisyydellä, tieto on usein pakattu niin pieneen tilaan, että sitä on käytännössä mahdoton havaita. Osittain tästä syystä määritelmiä ja ohjeita ei usein lueta. Tämä on yleinen, myös henkilöpohjaisten kyselyjen ongelma niin paperi- kuin verkkolomakkeillakin (ks. Godenhjelm 2006 ja 2007). Yhdysvaltojen tilastoviraston Census Bureaun (2008) suosituksissa ohjeistetaan sisällyttämään kysymyskohtaiset ohjeet siihen kohtaan lomakkeella, missä niitä tarvitaan ja välttämään ohjeiden sijoittamista erilliselle sivulle.

Vastaajat otettava huomioon alusta alkaen

Sinkkosen ym. (2009a ja 2009b) mukaan käytettävyys ja samalla hyvä käyttökokemus rakennetaan käyttäjäkeskeisillä suunnittelumenetelmillä. Tilaston tuottajista esimerkiksi Yhdysvaltojen Bureau of Labour Statistics toteuttaa käyttäjälähtöistä suunnittelua. Tämä tarkoittaa käyttäjien eli vastaajien tarpeiden huomioimista sovellusten suunnittelun alkumetreiltä läpi koko suunnitteluvaiheen: varhaista ja jatkuvaa keskittymistä käyttäjiin, integroitua suunnittelua ja kyselyn eri osien koordinointia, varhaista ja jatkuvaa käyttäjien testaamista sekä iteroivaa suunnittelua (Fox ym. 2004). Tällä lähestymistavalla käytettävyysnäkökohdat tulevat huomioon otetuiksi kehitystyössä.

Sinkkosen (2009b) mukaan käytettävyydeltään hyvässä sähköisessä tiedonkeruulomakkeessa kysymykset on helppo löytää, ymmärtää, lukea ja silmäillä. Toiminnot ja navigointi lomakkeella on helppoa, ja lomakkeen ulkoasu on selkeä. Lomake rakennetaan kysymysten etenemisjärjestyksessä ja aiheittain ryhmiteltynä sekä niin, että vastaamisen kannalta relevantit asiat näkyvät. Lisäksi lomakkeen ulkoasu on vastaamista tukeva ja tiedonkeruuorganisaation graafisen ilmeen mukainen. Nämä ovat tavoitteena myös Tilastokeskuksessa käynnissä olevassa yritystiedonkeruulomakkeiden käytettävyysprojektissa ja tulevien vuosien kehitystyössä.

Lähteet:

Ahola, A. - Godenhjelm, P. - Lehtinen, M. 2002. Kysymisen taito. SurveyLaboratorio lomaketutkimusten kehittämisessä. Katsauksia 2002/2. Tilastokeskus, Helsinki.
Census Bureau 2008. Economic Directorate Guidelines on Questionnaire Design. Saatavissa: http://www.census.gov/srd/Economic_Directorate_Guidelines_on_Questionnaire_Design.pdf.
Dillman, D. A. 2007. Mail and Internet Surveys. The Tailored Design Method. Update With New Internet, Visual, and Mixed-Mode Guide. Jon Wiley & Sons Inc.
Fox, J. E. - Mockovak, W - Fisher, S. K. - Rho, C. 2004. Usability Issues Associated with Converting Establishments Surveys to Web-Based Data Collection. Statistical Policy Working Paper 38. Federal Committee on Statistical Methodology.
Godenhjelm, P. 2007. SurveyLaboratorio vierailee maaseudulla. Hyvinvointikatsaus 2/2007.
Godenhjelm, P. 2006. Arjen keskustelukäytännöt pätevät myös lomakesuunnittelussa. Hyvinvointikatsaus 2/2006.
Stettler, K. - Featherston, F. 2007. Short Course: Testing Questions for Establishment Surveys. International Conference fo Establishment Surveys (ICES-III). Montreal.
Sinkkonen, I. - Kuoppala, H. - Parkkinen, J. - Vastamäki, R. 2009a. Käytettävyyden psykologia. Uudistettu 4. painos. Edita, Helsinki. Saatavissa: http://www.adage.fi/
Sinkkonen, I. - Nuutila, E. - Törmä, S. 2009b. Helppokäyttöisen verkkopalvelun suunnittelu. Tietosanoma. Karisto, Hämeenlinna.
Willimack, D. K. - Lyberg, L. - Martin, J. - Japec, L. - Whitridge, P. 2004. Evolution and Adaptation of Questionnaire Development, Evaluation, and Testing Methods for Establishment Surveys. Teoksessa: Methods for testing and evaluating survey questionnaires. S. Presser - J. M. Rothgeb - M. P. Couper - J. T. Lessler - E. Martin - J. Martin - E. Singer. John Wiley & Sons, New Jersey.

__________

Yritystiedonkeruut Tilastokeskuksessa

Tilastoviranomaisten periaatteena on kerätä tietoja tilastoja varten kyselyillä vain siinä tapauksessa, että niitä ei ole saatavilla rekistereistä ja muista hallinnollisista aineistoista. Vaikka rekisterit tuottavat Suomessa suuren osan yritystilastojen aineistoista, ilman tiedonkeruuta ei tilastoja ole mahdollista tehdä. Vuonna 2009 Tilastokeskus toteuttaa yhteensä noin 70 suoraan yrityksiin kohdistuvaa tiedonkeruuta.

Tiedonkeruista puolet on vuositiedonkeruita, ja neljännesvuosi- tai kuukausitiedonkeruita on kumpiakin noin viidennes kaikista. Näiden lisäksi on kertaluonteisia ja muita säännöllisesti tai epäsäännöllisesti toistuvia tiedonkeruita.

Lähes kaikissa tiedonkeruissa on käytössä sähköinen vastausmahdollisuus, ja noin 60 prosenttia vastaajista käytti verkkolomaketta vastaamiseen vuonna 2008. Yritystiedonantajarekisterin mukaan noin viidesosa aktiivisesti toimivista yrityksistä sai vähintään yhden kyselyn vastatakseen vuonna 2008. Kyselyitä lähetettiin noin 150 000 tiedonantajalle, ja erillisiä tiedonkeruukertoja oli yhteensä noin 220 000. Yrityskyselyjen sisältöihin voi perehtyä Tilastokeskuksen internetsivuilla: http://tilastokeskus.fi/keruu/yritys.html

Hyvinvointikatsauksen artikkeleita ja muita kirjoituksia saa siteerata lähde mainiten. Kokonaisen kirjoituksen lainaamiseen tulee saada kirjoittajan lupa. Kirjoittajat kirjoittavat omissa eivätkä Tilastokeskuksen nimissä.

Päivitetty 30.9.2009