Dataskyddsbeskrivning – Kund- och intressentgruppsregister

Detta dataskyddsmeddelande innehåller uppgifterna till de registrerade (fysiska personer) i enlighet med artiklarna 13 och 14 i Europeiska unionens (EU:s) dataskyddsförordning (EU) 679/2016. Meddelandet lämnas till den registrerade när personuppgifter samlas in.

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Statistikcentralen
Postadress: 00022 STATISTIKCENTRALEN
Besöksadress: Verkstadsgatan 13, Helsingfors
Telefon: 029 551 1000 (växel)
Kontaktperson: Minna Purja-Roman, tfn 029 551 3653

2. Dataskyddsombud

Dataskyddsombud: Elina Tavast
Telefon: 029 551 1000 (växel)
E-post: tietosuoja@stat.fi

3. Syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter

Användningsändamål: skötsel av kund- och intressentgruppsrelationer (kontakt med kunden, avtalshantering, fakturering, evenemangshantering och kommunikation). Behandlingen av uppgifter om Statistikcentralens egen personal i registret grundar sig på att personen i egenskap av kontaktperson står i ett kundförhållande eller är medlem i någon intressentgrupp.

De rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter följer artikel 6.1 i EU:s allmänna dataskyddsförordning:

  • den registrerades samtycke: nyhetsbrev, offentliggöranden, kommunikation om evenemang och marknadsföring (led a)
  • avtal eller beställning där den registrerade är part (led b)
  • fullgörande av en rättslig förpliktelse (led c) på grundval av följande bestämmelser och föreskrifter: lagen om Statistikcentralen (48/1992) 3 och 4 §, Statistikcentralens arbetsordning (1.4.2022) 7 § om serviceområdenas gemensamma uppgifter 2 mom.
  • om legitimt intresse (underpunkt e) som tillgodoses t.ex. med stöd av 4.1 § i dataskyddslagen (1050/2018).

4. Period under vilken personuppgifterna kommer att lagras

Uppgifterna i registret förvaras i enlighet med arkivbildningsplanen (ABP).

  • Uppgifter som anknyter till anbud, avtal, fakturering och användningstillstånd, giltighetstid + högst 10 år
  • Uppgifter om kund- och intressentgrupper, giltighetstid + högst 10 år
  • Uppgifter som anknyter till evenemangs- och marknadsföringsmeddelanden, 2 år
  • Prenumerationer på nyhetsbrev och offentliggöranden, giltighetstid

5. Personuppgifter som behandlas

Registret innehåller personuppgifter förknippade med skötseln av Statistikcentralens kund- och intressegruppsrelationer. Som identifikationsuppgifter för alla registrerade används namn eller e-postadress.

I registret har införts följande uppgifter om kunder och företrädare för intressentgrupper:

  • tilläggsinformation som kompletterar identifikationsuppgifterna, såsom uppgiftsbenämning, arbetsgivare, uppgiftsklassificering och telefonnummer
  • personbeteckning för fakturering av privatpersoner (fr.o.m. 1.5.2020)
  • väsentlig kontakthistoria: möten och kontakter (inkl. e-post)
  • roll och delaktighet i samarbetet med intressentgrupper
  • beställnings- och avtalsuppgifter om datamaterial och andra tjänster
  • sökta och beviljade användningstillstånd för Statistikcentralens datamaterial
  • kundrespons
  • deltagande i tillställningar, evenemang och kurser som Statistikcentralen ordnar
  • uppgifter om prenumerationer på offentliggöranden och nyhetsbrev.

I registret har för Statistikcentralens personals del införts:

  • roll och delaktighet i genomförandet av Statistikcentralens samarbete med intressentgrupper samt tillhandahållandet av datamaterial och övriga tjänster
  • deltagande i tillställningar, evenemang och kurser som Statistikcentralen ordnar
  • uppgifter om prenumerationer på offentliggöranden och nyhetsbrev.

6. Källor som i regel används

De uppgifter som lagras i registret fås av kunden bl.a. genom meddelanden som sänts på webblanketter, per e-post, telefon, via avtal, elektronisk tillståndstjänst, under kundmöten och i andra situationer där kunden lämnar ut sina uppgifter.

Uppgifter om kontaktpersoner vid företag och andra organisationer kan också samlas in från offentliga källor såsom webbsidor och katalogtjänster.

Uppgifterna om Statistikcentralens anställda har tagits ur Statistikcentralens operativa system.

7. Personuppgiftsbiträdena och mottagarna av personuppgifter

När det gäller underhållsåtgärder och utveckling av systemet deltar tjänsteleverantören Innofactor Software Abp i behandlingen av uppgifter. Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori svarar för verksamheten inom den övergripande IKT-miljön. Till evenemangsarrangörer kan man från fall till fall ge ut information som är relevant för evenemanget och en del av informationen kan behandlas i tjänsteleverantörernas system (t.ex. ClickDimensions, Webropol, Lyyti, Mailjet, Handi). Dessutom behandlas personuppgifter från fall till fall i undersökningar som utreder tjänstens kvalitet och genomförandet av den. I behandlingen av uppgifterna som är förknippade med betalning- och fakturering deltar Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet. 

8. Att lämna ut uppgifter

Uppgifter lämnas i regel inte ut till tredje part.

9. Överföring till länder utanför EU och EES

Personuppgifter överförs i princip inte utanför EU/EES-området, men vissa programtekniska underhållsåtgärder kan utföras utanför området.

10. Automatiserat beslutsfattande

Personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering som skulle påverka de registrerades rättigheter eller friheter.

11. Principer för skydd av registret

Statistikcentralen har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit behövliga tekniska och organisatoriska åtgärder och förutsätter dem också av personuppgiftsbiträdena.

12. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få veta om hans eller hennes personuppgifter behandlas. Den registrerade har också rätt att begära

  • personuppgifter som gäller honom eller henne
  • den personuppgiftsansvarige att rätta eller radera felaktiga eller föråldrade uppgifter
  • att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter begränsas.

Ytterligare information om den registrerades rättigheter finns på Statistikcentralens webbplats https://www.stat.fi/meta/tietosuoja/index_sv.html.

13. Rätt att överklaga hos tillsynsmyndigheten

Om du anser att dina personuppgifter behandlas på ett olagligt sätt, kan du inge ett klagomål till dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress PB 800, 00531 Helsingfors
E-post tietosuoja(at)om.fi
Telefonväxel 029 566 6700
Registratorskontor 029 566 6768

Mer information om hur du lämnar in ett klagomål finns på dataombudsmannens byrås webbplats på adressen www.tietosuoja.fi/sv.